Év végén minden készlettel rendelkező vállalkozótól várunk egy leltár összeget a beszámoló elkészítése előtt, annak alátámasztására. A leltározási gyakorlattól függően túlnyomó részt évente egyszer a mérlegfordulónapon, de legalább háromévente (évközi mennyiségi nyilvántartás vezetése esetén is) kötelezően leltározni szükséges, a beszámolóban szereplő készletet pedig minden esetben leltárral kell alátámasztani.
A tapasztalat azt mutatja, hogy a vállalkozásoknak csak kis része vezet év közben is készletnyilvántartást, a legtöbben csak a mérlegfordulónapon leltároznak. Ezt nyugodt lélekkel meg is tehetjük, teljes mértékben megfelelünk a törvényi előírásoknak. A könyvekben a készleteket a 2-es számlaosztályban tartjuk nyilván.
A készletek a vállalkozási tevékenységet közvetlenül vagy közvetve szolgáló eszközök, amelyek vagy egyetlen tevékenységi folyamatban vesznek részt és a tevékenység folyamán eredeti megjelenési alakjukat elvesztik, vagy több tevékenységi folyamatban vesznek részt, de a törvény szerint azokat a készletek közé kell besorolni, vagy egy éven belül használódnak el. A készletek a forgóeszközök közé tartoznak.
Nézzük tehát, hogy mi a teendőnk egy anyagkészlet könyvelésekor egy olyan vállalkozásnál, amely év közben nem vezet mennyiségi nyilvántartást:
Nyitás:
Ezt a lépést év elején el kell végeznünk abban az esetben, ha a mérlegfordulónapon volt anyagkészletünk, vagyis az előző évről maradt készletünk (megnyitjuk a készlet számlát): T 21 – 22 Anyagok – K 491 Nyitómérleg
A nyitáshoz tartozik ebben az esetben egy rendező tétel, mivel év közben nem vezetünk nyilvántartást, év elején automatikusan átvezetjük a készletet az anyagköltségek közé (mintha felhasználtuk volna), így a készlet számlát teljesen lenullázzuk: T 51 Anyagköltség – K 21 – 22 Anyagok
Beszerzés:
Beszerzéskor meg kell határoznunk a bekerülési értéket. Ez vásárolt anyagkészlet esetében a beszerzési ár, valamint a raktárba történő beszállításig felmerült egyéb költségek (pl. felár, engedmény, a szállítási, rakodási, bizományi, közvetítői díj, a vámteher, a jövedéki adó, a környezetvédelmi termékdíj, a le nem vonható áfa, a készlethez kapcsolódó igénybe vett hitel, kölcsön díjai és kamatai, valamint a vásárolt vételi opció díja) összege. Mivel nem vezetünk év közben nyilvántartást, a beszerzést és az egyedileg hozzá kapcsolható költségeket rögtön anyagköltségként számoljuk el: T 51 Anyagköltség – K 454 Szállító/ 38 Pénztár , valamint a beszerzést terhelő fizetendő ÁFA összege: T 466 Fizetendő ÁFA – K 454 Szállító/ 38 Pénztár
Készlet felhasználása:
Gondoljuk végig logikusan, hogy mi történik akkor, amikor a raktárban lévő, készleten tartott anyagot felhasználjuk: csökken az anyagkészletünk és növekszik az anyagköltségünk. Abban az esetben, ha mi év közben nem vezetünk készletnyilvántartást, az anyagkészlet számlánk nulla egyenleget mutat, nincs mit csökkenteni. Mivel év elején az összes anyagkészletünk az anyagköltségre került, így az anyagköltséget sem kell növelnünk. Vagyis összefoglalva: amennyiben év közben nem vezetünk készletnyilvántartást, a felhasználást nem kell könyvelnünk!
Selejtezés:
Ha év közben bármi miatt selejteznünk kell (pl. megrongálódott az anyag), azt egyéb ráfordításként kell kezelnünk, s a megrongálódott anyag értéke az anyagköltségünket fogja csökkenteni, hiszen a készleteink teljes egészében oda kerültek átvezetésre év elején: T 86 Egyéb ráfordítás – K 51 Anyagköltség
Év végi készlet könyvelése:
Amennyiben a gazdálkodó nem vezet év közben folyamatosan mennyiségi készletnyilvántartást, akkor kötelezően leltároznia kell (mennyiségi nyilvántartást kell végeznie) minden fordulónapon (általánosan minden év december 31-én). Láttuk, hogy év közben minden vásárolt anyagunkat anyagköltségre könyveltünk, függetlenül attól, hogy azt azonnal felhasználtuk vagy készletre került. Az év végi leltár összegét a mérlegfordulónappal készletre könyveljük és lecsökkentjük vele az anyagköltséget (ez lesz az év közben vásárolt anyagoknak az a része, ami végül nem került felhasználásra, vagyis készleten maradt): T 21 – 22 Anyagok – K 51 Anyagköltség
A fentiekben láthatjuk az alap könyvelési tételeket az anyagkészlet nyilvántartásával kapcsolatban. Természetesen a készletek könyvelése ennél sokkal összetettebb, máshogyan könyveljük a vásárolt és a saját termelésű készleteket, év végén értékelni kell, ennek levezetése azonban egy újabb bejegyzés témája lehetne…
Bár a törvény engedi, hogy év közben ne vezessünk nyilvántartást a készleteinkről, hátránya ennek a gyakorlatnak az, hogy év közben nem látjuk pontosan az eredményünket. Minden beszerzést anyagköltségre (árukészlet eseten ELÁBÉ-ra, árura könyvelünk), vagyis év közben azonnal csökkentjük az eredményt, de ne felejtsük el és ne érjen meglepetésként év végén, hogy a leltárkészletünk értékével növekedni fog az eredményünk, hiszen a készlet csökkenti a költséget, abból kerül visszavezetésre. Ez egy nagyobb készlet esetén több milliós tétel is lehet, s könnyedén elcsúszhatunk rajta a tervezéskor; könyvelőként célszerű erre mindig figyelmeztetni a vállalkozóinkat.
A napokban felröppent a hír, hogy az online pénztárgépekhez hasonlóan a cégek készletnyilvántartásait is tervezik bekötni az adóhivatalhoz. Így az ellenőrök pontos képet kapnának arról, hogy az adott cég raktárában mennyi termék van. Amennyiben ez megvalósul, valószínűleg bizonyos körben szükségtelenné fog válni a leltározás, illetve egészen más (ellenőrző) funkciót tölthet be. Ez a kezdeményezés azonban még gyerekcipőben jár, jelenleg figyeljünk oda arra, hogy a meglévő készleteinket december 31-én leltározzuk!